Aspek Manajemen dan Organisasi

Pengertian Aspek Manajemen

Aspek manajemen dan organisasi merupakan aspek yang cukup penting dianalisis untuk kelayakan suatu usaha. Karena walaupun suatu usaha telah dinyatakan layak untuk dilaksanakan tanpa didukung dengan manajemen dan organisasi yang baik, bukan tidak mungkin akan mengalami kegagalan.

Baik menyangkut masalah SDM maupun menyangkut rencana perusahaan secara keseluruhan haruslah disusun sesuai dengan tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan akan lebih mudah tercapai apabila memenuhi kaidah - kaidah atau tahapan dalam proses manajemen. Proses manajemen atau kaidah ini akan tergambar dari masing - masing fungsi yang ada dalam manajemen.

Masing - masing fungsi tidak dapat berjalan sendiri - sendiri akan tetapi harus dilaksanakan secara berkesinambungan, karena kaitan antara satu fungsi dengan fungsi lainnya sangat erat. Apabila salah satu fungsi tidak dapat dijalankan secara baik, maka jangan diharapkan tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk keperluan studi kelayakan bisnis yang perlu dianalisis adalah bagaimana fungsi - fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan diterapkan secara benar.

Adapun fungsi - fungsi yang terdapat dalam manajemen adalah sebagai berikut  :

Planning

Proses menentukan arah yang akan ditempuh dan kegiatan - kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Organizing

Proses pengelompokan kegiatan - kegiatan atau pekerjaan - pekerjaan dalam unit - unit. Tujuannya adalah supaya tertata dengan jelas antara tugas, wewenang dan tanggung jawab.

Actuating

Proses untuk menjalankan kegiatan / pekerjaan dalam organisasi.

Controlling

Proses untuk mengukur dan menilai pelaksanaan tugas apakah telah sesuai dengan rencana.

Manajemen Pembangunan Proyek

Manajemen proyek adalah sistem untuk merencanakan, melaksanakan dan mengawasi pembangunan proyek dengan efisien. Pembangunan proyek harus dapat menyusun rencana pelaksanaan proyek dengan mengkoordinasikan berbagai aktivitas atau kegiatan proyek dan penggunaan sumber daya agar secara fisik proyek dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Untuk itu perku dibuat suatu bentuk organisasi agar program - program yang ada berjalan dengan lancar. Organisasi proyek merupakan suatu cara yang efektif untuk menyatukan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek tertentu dengan waktu yang terbatas.

Pada umumnya setiap proyek yang relatif besar meliputi tiga tahapan yaitu : Perencanaan, Penjadwalan, dan pengawasan atau pengendalian.

Perencanaan Proyek 

Rencana proyek menggambarkan mengapa dan bagaimana suatu proyek dilaksanakan. Dalam melaksanakan proyek perlu dianalisis rencana kerja yang meliputi : Jenis Pekerjaan (Aktivitas), Waktu Penyelesaian, Tenaga Pelaksana, Peralatan dan Anggaran. Dalam perencanaan proyek biasanya digunakan bantuan teknik seperti bagan Gantt (Gantt Chart) atau diperluas dengan menggunakan Analisis Jaringan (Network Analysis), seperti Program Evaluation and Review Technique (PERT) dan Critical Path Method (CPM).

    

Tujuan utama  menggunakan teknik - teknik tersebut adalah untuk membantu pihak perencana agar lebih mudah dalam memperkirakan kapan suatu proyek akan selesai, kalau harus dipercepa, aktivitas - aktivitas mana yang harus dipercepat dan berapa tambahan biayanya.

Dengan demikian rencana proyek yang baik akan meliputi unsur - unsur berikut  :

1.  Menetapkan tujuan

2.  Mendefinisikan proyek

3.  Mencantumkan langkah pertama untuk dilakukan

4.  Jadwal waktu untuk penyelesaian

5.  Analisis biaya / manfaat

6.  Uraian mengenai sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek

Alat - alat yang dipergunakan untuk maksud tersebut adalah : 

1.  Perkiraan waktu dan biaya

2.  Anggaran

3.  Cash Flow

4.  Penjelasan tentang peralatan yang tersedia

5.  Data personil

6.  Diagram teknik ( Engineering Diagrams )

Penjadwalan Proyek

Jadwal Proyek adalah menentukan aktivitas - aktivitas dalam urutan waktu tertentu dimana mereka harus dimunculkan. Pendekatan penjadwalan yang populer adalah bagan Gantt. Bagan ini menunjukkan hubungan antara aktivitas proyek dengan batasan waktu. Sumbu horizontal menunjukkan satuan waktu ( jam, hari, minggu, bulan, dan tahun ) dan sumbu vertikal menunjukkan aktivitas ( kegiatan ) untuk diselesaikan.

Contoh Bagan Gantt

 
Keunggulan bagan Gantt adalah sederhana dan mudah ditafsirkan serta efektif digunakan untuk proyek yang mempunyai aktivitas atau kegiatan relatif sedikit atau proyek yang masih sederhana.

Penjadwalan proyek dipergunakan untuk beberapa tujuan yakni : Menggambarkan hubungan dari setiap aktivitas dari keseluruhan proyek, Mengidentifikasi hubungan yang harus didahulukan antara aktivitas - aktivitas yang ada, Memperkirakan waktu, biaya yang realistis untuk setiap aktivitas, Membantu penggunaan orang, uang, dan sumber daya peralatan yang lebih baik dengan mengidentifikasi jalur kritis dan kemacetan dalam proyek, & Memperbaiki dan memperbaharui rencana atau jadwal semula

Alat - alat yang digunakan untuk maksud tersebut di atas adalah :
1.  Bagan Gantt
2.  Bagan Millistone
3.  PERT & CPM
4.  Jadwal Arus Kas 


Pengawasan Proyek

Mengawasi atau mengendalikan proyek merupakan hal yang penting untuk menjaga agar proyek selesai tepat pada waktunya. Mengawasi suatu proyek meliputi monitoring terhadap sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Pengawasan juga berarti menyimpulkan umpan balik untuk memperbaiki rencana proyek dan memindahkan sumber daya ke tempat dimana yang paling dibutuhkan.

Alat - alat yang sering digunakan untuk maksud tersebut adalah PERT & CPM yaitu laporan yang menjelaskan tentang anggaran untuk setiap bidang kegiatan, aktivitas - aktivitas yang ditunda, aktivitas - aktivitas yang longgar, dan aktivitas proyek keseluruhan.



Pengertian Organisasi

Organisasi Secara Statis

Suatu wadah atau tempat kerja sama untuk melaksanakan tugas - tugas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 

Organisasi Secara Dinamis

Sebagai suatu proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Organisasi Formal Menurut Klasik

Sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan dibawah kekuasaan dan kepemimpinan.

Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya dengan secara tegas disusun.